So reduzieren Sie die Dateigröße einer PowerPoint-Präsentation

Angesichts der Tatsache, dass Microsoft PowerPoint-Präsentationen im Allgemeinen mit unzähligen Bildern, Gifs, eingebetteten Videos, Diagrammen, Grafiken und anderen Inhalten versehen sind, ist es keine Überraschung, dass Sie einige ziemlich große Dateien erhalten. Hier sind einige Schritte, die Sie ausführen können, um die Dateigröße einer Präsentation zu verringern.

Große Dateien können ärgerlich sein. Sie belegen viel Speicherplatz, verlangsamen die Wiedergabeleistung und können dazu führen, dass E-Mails aufgrund des Überschreitens der Dateigrößenbeschränkung zurückspringen. Sie können all diese Dinge verhindern, indem Sie die Dateigröße Ihrer Präsentation reduzieren.

Wir haben es bereits erwähnt, aber das erste, woran Sie denken würden, wenn Sie über eine Reduzierung der Dateigröße nachdenken, sind Bilder - und das aus gutem Grund. Bilddateien können sehr groß sein. Sie können Schritte ausführen, um die Größe zu verringern, z. B. das Komprimieren der Bilder in der Präsentation. Wenn Sie den Verdacht haben, dass Ihre PowerPoint-Datei aufgrund von Bildern so groß ist, lesen Sie unbedingt den Artikel, den wir zum Reduzieren der Größe von Office-Dokumenten mit Bildern geschrieben haben.

VERBINDUNG: So reduzieren Sie die Größe eines Microsoft Word-Dokuments

Wir haben einige zusätzliche Tipps hinzuzufügen, wenn Sie diese Schritte ausgeführt haben, aber dennoch die Dateigröße Ihrer Präsentation reduzieren müssen.

Konvertieren Sie Ihre Präsentation in das PPTX-Format

Microsoft hat das PPTX-Format in Office 2007 veröffentlicht. Dennoch ist es nicht ungewöhnlich, dass PPT-Dateien im Umlauf sind. Was ist der Unterschied zwischen einer PPT- und einer PPTX-Datei? Die PPTX-Version komprimiert den gesamten Inhalt der Präsentation. Wenn Sie eine PPT-Datei haben und diese in eine PPTX-Datei konvertieren, werden Sie eine Verringerung der Dateigröße feststellen.

Das Konvertieren der Datei ist so einfach wie das Drücken einer Taste und das Auswählen des Dateityps. Öffnen Sie Ihre PPT-Datei, wechseln Sie zur Registerkarte "Datei" und klicken Sie auf "Konvertieren".

Der Windows-Datei-Explorer wird angezeigt. Sie werden feststellen, dass der Typ Speichern unter als "PowerPoint-Präsentation" festgelegt ist. Dies ist der PPTX-Dateityp. Klicken Sie auf "Speichern".

Ihre PPT-Datei wird jetzt in eine PPTX-Datei konvertiert. Wie Sie sehen können, wurde die Größe der Datei reduziert.

HTG Presentation 2 ist unsere PPT-Datei und HTG Presentation 3 ist unsere PPTX-Datei. Durch die bloße Konvertierung des Dateityps wurde die Größe um 335 KB reduziert.

Obwohl dies kein atemberaubender Rückgang der Dateigröße ist, konnten wir die Dateigröße eines Word-Dokuments von 6.001 KB auf 721 KB reduzieren. Es hängt alles davon ab, was sich in der Datei befindet. Mit etwas Glück ist dies der einzige Schritt, den Sie unternehmen müssen. Wenn nicht, lesen Sie weiter.

Bilder einfügen - nicht kopieren und einfügen

Es ist verlockend, ein Bild in PowerPoint zu kopieren und einzufügen, anstatt die Einfügefunktion zu verwenden. Dies ist kein Problem, wenn Sie sich keine Gedanken über die Dateigröße machen. Wenn dies jedoch der Fall ist, achten Sie auf das Kopieren und Einfügen. Möglicherweise wird Ihr Bild in BMP oder PNG umformatiert. Warum ist das ein Problem? Beide Dateiformate sind größer als JPG.

Im obigen Screenshot sehen Sie, dass die PNG-Datei 153 KB groß ist, verglichen mit der 120 KB JPG-Datei desselben Bildes. Jedes Mal, wenn Sie eine JPG-Datei kopieren und in PowerPoint einfügen und sie in PNG konvertieren, fügen Sie der Präsentation eine unnötige Dateigröße hinzu. Durch die Verwendung der Einfügefunktion wird sichergestellt, dass Ihre Bilder wie vorgesehen eingefügt werden.

Führen Sie Bildbearbeitungen in einem Bildeditor durch - nicht in PowerPoint

Wenn Sie ein Bild in PowerPoint einfügen, stellen Sie am besten sicher, dass keine Änderungen erforderlich sind. Wenn es nicht Änderungen erfordert, sind Sie besser dran es in einem Bildbearbeitungsprogramm zu tun. Warum? Wenn Sie Ihr Bild mit PowerPoint bearbeiten, werden alle diese Änderungen als Teil der Präsentation gespeichert. Wenn Sie beispielsweise ein Bild in Schwarzweiß ändern, behält PowerPoint auch das Vollfarbbild bei. Das sind viele zusätzliche Bissen, die gespeichert werden.

Wenn Sie keinen Bildeditor haben (dies tun Sie) oder einfach PowerPoint verwenden müssen, müssen Sie PowerPoint anweisen, alle überschüssigen Daten, die bei den Änderungen gespeichert wurden, zu verwerfen. Es spart Ihnen nicht so viel Platz wie die Arbeit in einem dedizierten Editor, aber es hilft.

Komprimieren Sie alle Bilder in Ihrer Präsentation

Sie können Bilder in PowerPoint einzeln oder alle gleichzeitig komprimieren. Wenn Sie Letzteres tun möchten, gehen Sie wie folgt vor.

Öffnen Sie Ihre Präsentation, gehen Sie zur Registerkarte "Datei" und wählen Sie im linken Bereich "Speichern unter".

Wählen Sie als Nächstes "Weitere Optionen" aus, die Sie unter dem Bereich finden, in dem Sie Ihre Datei benennen würden, und wählen Sie den Dateityp aus.

Das Fenster "Speichern unter" wird angezeigt - diesmal mit einigen zusätzlichen Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Klicken Sie neben der Schaltfläche "Speichern" auf "Extras".

Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü die Option "Bilder komprimieren".

Das Fenster „Bilder komprimieren“ wird angezeigt. Hier können Sie den Auflösungstyp der Bilder (basierend auf PPI) in der Präsentation auswählen. Sie werden auch feststellen, dass Sie die Option "Nur auf dieses Bild anwenden" in der Gruppe "Komprimierungsoptionen" nicht auswählen können. Dies liegt daran, dass diese Option aufgrund des Zugriffs auf dieses Tool nicht verfügbar ist.

Hinweis:  Wenn Sie ein einzelnes Bild komprimieren möchten, wählen Sie es aus und gehen Sie dann zu Bildwerkzeugformat> Bilder komprimieren.

Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf "OK".

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Präsentation anschließend speichern.

Verwenden Sie keine eingebetteten Schriftarten

Wir erfahren, warum Sie möglicherweise Schriftarten einbetten möchten - Sie erstellen möglicherweise eine Präsentation zum Thema Star Wars, und daher ist es unwahrscheinlich, dass jemandem, mit dem Sie die Präsentation teilen, diese speziellen Schriftarten zur Verfügung stehen. Das Einbetten der Schriftarten in Ihre Präsentation kann Probleme auf der ganzen Linie verhindern, geht jedoch zu Lasten einer größeren Dateigröße.

Im Allgemeinen empfehlen wir, die Einbettung von Schriftarten zu deaktivieren, es sei denn, Sie sind sicher, dass Sie eine bestimmte Schriftart anzeigen müssen.

Gehen Sie zur Registerkarte "Datei" und wählen Sie "Optionen" unten im linken Bereich.

Deaktivieren Sie auf der Registerkarte "Speichern" das Kontrollkästchen "Schriftarten in die Datei einbetten" und klicken Sie dann auf "OK".

Wir haben eine Kopie unserer Präsentation mit allen eingebetteten Schriftarten, ohne eingebettete Schriftarten und nur mit den in der Präsentation verwendeten Schriftarten gespeichert. Sehen Sie sich den Unterschied bei Dateigrößen an:

Noch überzeugt?

Verknüpfen Sie Dateien, anstatt sie einzubetten

Berücksichtigen Sie den Unterschied in der Dateigröße, wenn Sie ein gesamtes YouTube-Video in Ihre Präsentation einbetten, anstatt wieder darauf zu verlinken. Durch das Einbetten eines gesamten Videos wird die Größe Ihrer Präsentation erheblich erhöht. Es gibt sicherlich einige wertvolle Vorteile beim Einbetten einer Datei gegenüber dem Verknüpfen mit ihr (z. B. wenn der Empfänger möglicherweise keinen Internetzugang zum Abspielen des Videos hat), aber wenn die Dateigröße ein Problem darstellt, tun Sie es einfach nicht.

Speichern Sie kein Miniaturbild für die Präsentation

Vor langer Zeit, als Sie in Office Miniaturbilder Ihrer Präsentation speichern konnten, um eine Vorschau der Datei zu erhalten, wenn Sie im Datei-Explorer danach suchen. Windows ist immer ausgefeilter geworden, sodass dazu nicht mehr die Hilfe von Office-Anwendungen erforderlich ist. Die Option ist jedoch weiterhin verfügbar.

Wir haben einen kleinen Test durchgeführt, um den Unterschied in der Dateigröße mit und ohne aktivierter Option festzustellen. Hier sind die Ergebnisse:

Bei aktivierter Miniaturansicht betrug unsere Dateigröße 2.660 KB. Ohne aktivierte Option wurde die Dateigröße auf 2.662 KB reduziert, wodurch insgesamt 7 KB eingespart wurden.

Dies ist eine ziemlich kleine Speicherung, aber als wir sie mit einem Word-Dokument getestet haben, war der Unterschied erheblich: 721 KB ohne aktivierte Option und 3.247 KB mit aktivierter Option.

Dies ist zwar eine große Lücke zwischen den Anwendungen und es ist nicht genau klar, warum der Unterschied so groß ist, aber es ist immer noch eine Option, die es wert ist, untersucht zu werden. Um die Funktion zu deaktivieren, öffnen Sie Ihre Präsentation, gehen Sie zur Registerkarte "Datei" und wählen Sie dann "Eigenschaften" auf der rechten Seite und dann "Erweiterte Eigenschaften".

Sie befinden sich jetzt auf der Registerkarte "Zusammenfassung" des Fensters "Eigenschaften". Deaktivieren Sie unten im Fenster das Kontrollkästchen neben "Vorschaubild speichern" und klicken Sie dann auf "OK".

Entfernen Sie persönliche und versteckte Informationen aus Ihrer Präsentation

Microsoft Office speichert Ihre persönlichen Daten (z. B. den Namen des Autors) und versteckte Eigenschaften in Ihrer Präsentation. Wenn Sie diese Informationen entfernen, können Sie etwas Platz sparen.

Öffnen Sie Ihre Präsentation, gehen Sie zur Registerkarte "Datei", wählen Sie die Option "Auf Probleme prüfen" und dann "Dokument prüfen".

Das Fenster „Document Inspector“ wird angezeigt. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen" aktiviert ist, und klicken Sie dann auf "Überprüfen".

Wählen Sie im nächsten Fenster "Alle entfernen". Die Informationen werden nun entfernt, wodurch Sie einige KB Speicherplatz sparen.

Deaktivieren Sie die automatische Wiederherstellung

Wir empfehlen dies nicht unbedingt und es sollte nur als letzter Ausweg verwendet werden. AutoRecover ist ein wichtiges Tool in Office. Wenn Sie vor dem Speichern jemals ein Dokument verloren haben, wissen Sie genau, was wir meinen.

Jedes Mal, wenn Office AutoRecover verwendet, wird die Größe der Datei ein wenig erhöht. Um die automatische Wiederherstellung zu deaktivieren, gehen Sie zur Registerkarte "Datei" und wählen Sie "Optionen" unten im linken Bereich.

Deaktivieren Sie auf der Registerkarte "Speichern" des Fensters "Optionen" das Kontrollkästchen neben "AutoWiederherstellungsinformationen alle xx Minuten speichern".

Wenn Sie die Präsentation sofort speichern und beenden, werden Sie keinen Unterschied bemerken. Im Laufe der Zeit fügt die AutoRecover-Funktion Ihrer Datei KB hinzu, während Sie die Präsentation fortsetzen.

Kopieren Sie alles in eine neue Präsentation

Während Sie Ihre Präsentation erstellen, speichert PowerPoint verschiedene Dinge im Hintergrund, um Ihnen zu helfen. Wir haben erwähnt, wie viele dieser Funktionen deaktiviert, von PowerPoint gespeicherte Daten gelöscht usw. werden können, aber es besteht immer die Möglichkeit, dass etwas durch die Risse gerutscht ist und PowerPoint einige Informationen gespeichert hat, die Sie nicht benötigen. Das Kopieren Ihrer Inhalte in eine neue Präsentation kann eine gute Lösung für das Problem sein.

Dies kann jedoch etwas mühsam sein, da Sie bei PowerPoint jede Folie (und Master-Folien) kopieren und einfügen müssen. Sobald Sie dies jedoch tun, enthält die neue Präsentation keine der vorherigen Hintergrundspeicherungen, AutoRecover-Informationen oder früheren Versionen der Datei. Infolgedessen sollte sich die Dateigröße ändern.

Wir können Ihnen zwar nicht genau sagen, um wie viel sich Ihre Dateigröße verringert, da jede Präsentation anders ist, aber es ist einen Versuch wert.

Eine Möglichkeit: Entpacken Sie die Präsentation und komprimieren Sie sie

Wie bereits erwähnt, ist eine PPTX-Datei eine komprimierte Datei (weshalb die Größe viel kleiner ist als eine PPT-Datei der alten Schule). Dies bedeutet, dass Sie es mit einem Tool wie 7-Zip oder WinRar öffnen, alle Dateien aus Ihrem PPTX extrahieren, einem komprimierten Archiv hinzufügen und das Archiv dann in eine PPTX-Dateierweiterung umbenennen können.

Wir hatten hier jedoch einige Probleme.

Bei Robs Tests mit seinem Word-Dokument wurde die Größe der Datei erfolgreich von 721 KB auf 72 KB reduziert. Dabei wurde die Datei jedoch beschädigt. Bei meinen Tests mit meiner 2.614-KB-Datei wurde sie nicht beschädigt, sondern nur auf 2.594 KB reduziert - insgesamt nur 20 KB. Wir sind uns nicht sicher, was hier vor sich geht. Wenn Sie es also versuchen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie eine Sicherungskopie Ihrer Datei haben, bevor Sie dies tun.

Das sind alle Tipps, die wir zur Reduzierung der Größe Ihrer PowerPoint-Präsentation haben. Wir sind immer auf der Suche nach neuen und interessanten Möglichkeiten, um die Größe unserer Dateien zu reduzieren. Wenn Sie also Tipps haben, lassen Sie es uns im Kommentarbereich wissen, und wir werden sie gerne testen!