So erstellen Sie Mailing-Labels in Word aus einer Excel-Liste

Möglicherweise verwenden Sie Microsoft Excel, um eine Mailingliste übersichtlich zu organisieren. Wenn Sie jedoch bereit sind, Versandetiketten zu drucken, müssen Sie den Seriendruck verwenden, um sie in Word aus Ihrer Excel-Liste zu erstellen. Hier ist wie.

Erster Schritt: Bereiten Sie Ihre Mailingliste vor

Wenn Sie bereits eine Mailingliste in Excel erstellt haben, können Sie diesen Test sicher überspringen. Wenn Sie die Liste trotz des Fehlens der Mailing-Label-Funktion in Excel noch nicht erstellt haben, empfehlen wir Ihnen dringend, Excel zu verwenden, da dies zum Organisieren und Verwalten von Daten besser ist als die Verwendung einer Word-Tabelle.

Als erstes müssen Sie eine Spaltenüberschrift erstellen, die den Daten in jeder Spalte entspricht. Platzieren Sie diese Überschriften in der ersten Zeile jeder Spalte.

Welche Header Sie einfügen, hängt davon ab, welche Informationen Sie in den Versandetiketten verwenden möchten. Titel sind immer schön, aber es ist wichtig, dass Sie wissen, welchen Titel eine Person verwendet, bevor Sie die Labels erstellen. Wenn Ihre Liste für Unternehmen und nicht für einzelne Personen bestimmt ist, können Sie die Überschriften "Vorname" und "Nachname" weglassen und stattdessen einfach "Firmenname" verwenden. Um die Schritte richtig zu veranschaulichen, wird in diesem Beispiel eine persönliche Mailingliste erstellt. Unsere Liste enthält die folgenden Überschriften:

  • Vorname
  • Familienname, Nachname
  • Adresse
  • Stadt
  • Zustand
  • Postleitzahl

Dies sind die Standardinformationen, die Sie auf Versandetiketten finden. Sie können sogar Bilder in die Versandetiketten einfügen, wenn Sie möchten, aber dieser Schritt wird später in Word ausgeführt.

VERBINDUNG: Erstellen und Drucken von Beschriftungen in Word

Wenn Sie mit dem Erstellen der Header fertig sind, geben Sie die Daten ein. Sobald Sie fertig sind, sollte Ihre Liste ungefähr so ​​aussehen:

Speichern Sie Ihre Liste und gehen Sie zu Microsoft Word.

Schritt 2: Richten Sie Beschriftungen in Word ein

Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument. Gehen Sie als Nächstes zur Registerkarte "Mailings" und wählen Sie "Seriendruck starten".

Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü "Beschriftungen".

Das Fenster „Beschriftungsoptionen“ wird angezeigt. Hier können Sie Ihre Etikettenmarke und Produktnummer auswählen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "OK".

Ihre Beschriftungskonturen werden jetzt in Word angezeigt.

Hinweis: Wenn Ihre Beschriftungskonturen nicht angezeigt werden, gehen Sie zu Design> Rahmen und wählen Sie "Gitterlinien anzeigen".

Schritt 3: Verbinden Sie Ihr Arbeitsblatt mit den Beschriftungen von Word

Bevor Sie die Daten von Excel auf Ihre Beschriftungen in Word übertragen können, müssen Sie beide verbinden. Wählen Sie auf der Registerkarte "Mailings" im Word-Dokument die Option "Empfänger auswählen".

Ein Dropdown-Menü wird angezeigt. Wählen Sie "Vorhandene Liste verwenden".

Der Windows-Datei-Explorer wird angezeigt. Verwenden Sie diese Option, um Ihre Mailinglistendatei zu suchen und auszuwählen. Klicken Sie bei ausgewählter Datei auf "Öffnen".

Das Fenster "Tabelle auswählen" wird angezeigt. Wenn Ihre Arbeitsmappe mehrere Blätter enthält, werden diese hier angezeigt. Wählen Sie die aus, die Ihre Liste enthält. Stellen Sie sicher, dass die Option "Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften" aktiviert ist, falls dies noch nicht geschehen ist, und klicken Sie dann auf "OK".

Ihre Etiketten sind jetzt mit Ihrem Arbeitsblatt verbunden.

Schritt 4: Hinzufügen von Seriendruckfeldern zu den Beschriftungen

Jetzt ist es Zeit, Ihre Seriendruckfelder in die Beschriftungen von Word einzufügen. Wählen Sie das erste Etikett aus, wechseln Sie zur Registerkarte "Mailings" und klicken Sie dann auf "Adressblock".

Klicken Sie im angezeigten Fenster "Adressblock einfügen" auf die Schaltfläche "Felder abgleichen".

Das Fenster "Übereinstimmungsfelder" wird angezeigt. Stellen Sie in der Gruppe "Erforderlich für Adressblock" sicher, dass jede Einstellung mit der Spalte in Ihrer Arbeitsmappe übereinstimmt. Zum Beispiel sollte "Vorname" mit "Vorname" usw. übereinstimmen. Wenn Sie bestätigt haben, dass alles richtig eingestellt ist, klicken Sie auf "OK".

Überprüfen Sie im Fenster "Adressblock einfügen" die Vorschau, um sicherzustellen, dass alles gut aussieht, und klicken Sie dann auf "OK".

<> erscheint jetzt in Ihrem ersten Etikett.

Gehen Sie zurück zur Registerkarte "Mailings" und klicken Sie dann auf "Labels aktualisieren".

Nach der Auswahl sollte <> in jedem Etikett erscheinen.

Jetzt können Sie den Seriendruck durchführen.

Fünfter Schritt: Seriendruck durchführen

Nun, um die Magie zu beobachten. Klicken Sie auf der Registerkarte "Mailings" auf "Fertig stellen und zusammenführen".

Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü die Option "Einzelne Dokumente bearbeiten".

Das Fenster "Mit neuem Dokument zusammenführen" wird angezeigt. Wählen Sie "Alle" und klicken Sie dann auf "OK".

Ihre Liste aus Excel wird jetzt mit den Beschriftungen in Word zusammengeführt.

Jetzt müssen Sie nur noch Ihre Etiketten ausdrucken und Ihre Post verschicken!