So schützen Sie Dokumente und PDFs mit einem Kennwort mit Microsoft Office

Mit Microsoft Office können Sie Ihre Office-Dokumente und PDF-Dateien verschlüsseln, sodass niemand die Datei anzeigen kann, es sei denn, er verfügt über das Kennwort. Moderne Versionen von Office verwenden eine sichere Verschlüsselung, auf die Sie sich verlassen können - vorausgesetzt, Sie legen ein sicheres Kennwort fest.

Die folgenden Anweisungen gelten für Microsoft Word, PowerPoint, Excel und Access 2016, der Vorgang sollte jedoch in anderen neueren Versionen von Office ähnlich sein.

Wie sicher ist der Kennwortschutz von Microsoft Office?

Die Kennwortschutzfunktionen von Microsoft Office haben in der Vergangenheit einen schlechten Ruf bekommen. Von Office 95 bis Office 2003 war das Verschlüsselungsschema sehr schwach. Wenn Sie ein Dokument mit Office 2003 oder einer früheren Version kennwortgeschützt haben, kann das Kennwort mit einer weit verbreiteten Software zum Knacken von Kennwörtern einfach und schnell umgangen werden.

Mit Office 2007 wurde Microsoft ernsthafter mit der Sicherheit. Office 2007 wechselte mit einem 128-Bit-Schlüssel zum Advanced Encryption Standard (AES). Dies wird allgemein als sicher angesehen und bedeutet, dass Office jetzt eine echte, starke Verschlüsselung verwendet, um Ihre Dokumente zu schützen, wenn Sie ein Kennwort festlegen. Wir haben die PDF-Verschlüsselungsfunktion getestet und festgestellt, dass sie auch in Office 2016 eine 128-Bit-AES-Verschlüsselung verwendet.

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Es gibt zwei große Dinge, auf die Sie achten müssen. Erstens sind nur Passwörter sicher, die das Dokument vollständig verschlüsseln. In Office können Sie auch ein Kennwort festlegen, um die Bearbeitung einer Datei einzuschränken. Theoretisch können Benutzer eine Datei anzeigen, aber nicht ohne Kennwort bearbeiten. Diese Art von Passwort kann leicht geknackt und entfernt werden, sodass Benutzer die Datei bearbeiten können.

Außerdem funktioniert die Office-Verschlüsselung nur dann gut, wenn Sie in modernen Dokumentformaten wie .docx speichern. Wenn Sie in älteren Dokumentformaten wie .doc speichern, die mit Office 2003 und früheren Versionen kompatibel sind, verwendet Office die ältere, nicht sichere Version der Verschlüsselung.

Solange Sie Ihre Dateien jedoch in modernen Office-Formaten speichern und die Option "Mit Kennwort verschlüsseln" anstelle der Option "Bearbeitung einschränken" verwenden, sollten Ihre Dokumente sicher sein.

So schützen Sie ein Office-Dokument mit einem Passwort

Um ein Office-Dokument mit einem Kennwort zu schützen, öffnen Sie es zunächst in Word, Excel, PowerPoint oder Access. Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf das Menü „Datei“. Klicken Sie im Infobereich auf die Schaltfläche "Dokument schützen" und wählen Sie "Mit Kennwort verschlüsseln".

Die Schaltfläche heißt in Microsoft Word nur "Dokument schützen", in anderen Apps jedoch ähnlich. Suchen Sie in Microsoft Excel nach "Arbeitsmappe schützen" und in Microsoft PowerPoint nach "Präsentation schützen". In Microsoft Access wird auf der Registerkarte "Info" lediglich die Schaltfläche "Mit Kennwort verschlüsseln" angezeigt. Die Schritte funktionieren ansonsten genauso.

HINWEIS: Wenn Sie nur die Bearbeitung des Dokuments einschränken möchten, können Sie hier "Bearbeitung einschränken" auswählen. Wie bereits erwähnt, ist dies jedoch nicht sehr sicher und kann leicht umgangen werden. Wenn Sie können, ist es besser, das gesamte Dokument zu verschlüsseln.

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Geben Sie das Passwort ein, mit dem Sie das Dokument verschlüsseln möchten. Hier möchten Sie ein gutes Passwort wählen. Schwache Passwörter können leicht durch Knacken von Software erraten werden, wenn jemand Zugriff auf das Dokument erhält.

Warnung : Sie verlieren den Zugriff auf das Dokument, wenn Sie jemals Ihr Passwort vergessen haben. Bewahren Sie es also sicher auf! Microsoft empfiehlt, den Namen des Dokuments und sein Kennwort aufzuschreiben und an einem sicheren Ort aufzubewahren.

Wenn ein Dokument verschlüsselt ist, wird auf dem Info-Bildschirm die Meldung "Zum Öffnen dieses Dokuments ist ein Kennwort erforderlich" angezeigt.

Wenn Sie das Dokument das nächste Mal öffnen, wird das Feld "Kennwort zum Öffnen der Datei eingeben" angezeigt. Wenn Sie nicht das richtige Kennwort eingeben, können Sie das Dokument überhaupt nicht anzeigen.

Um den Kennwortschutz aus einem Dokument zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokument schützen" und wählen Sie erneut "Mit Kennwort verschlüsseln". Geben Sie ein leeres Passwort ein und klicken Sie auf "OK". Office entfernt das Kennwort aus dem Dokument.

So erstellen Sie eine passwortgeschützte PDF-Datei

Sie können ein Office-Dokument auch in eine PDF-Datei exportieren und diese PDF-Datei mit einem Kennwort schützen. Das PDF-Dokument wird mit dem von Ihnen angegebenen Passwort verschlüsselt. Dies funktioniert aus irgendeinem Grund in Microsoft Word, jedoch nicht in Excel.

Öffnen Sie dazu das Dokument in Microsoft Word, klicken Sie auf die Menüschaltfläche "Datei" und wählen Sie "Exportieren". Klicken Sie auf die Schaltfläche „PDF / XPS erstellen“, um das Dokument als PDF-Datei zu exportieren.

Klicken Sie unten im angezeigten Dialogfeld zum Speichern auf die Schaltfläche "Optionen". Aktivieren Sie unten im Optionsfenster die Option "Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln" und klicken Sie auf "OK".

Geben Sie das Passwort ein, mit dem Sie die PDF-Datei verschlüsseln möchten, und klicken Sie dann auf "OK".

Wenn Sie fertig sind, geben Sie einen Namen für die PDF-Datei ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Veröffentlichen". Office exportiert das Dokument in eine kennwortgeschützte PDF-Datei.

Warnung : Sie können die PDF-Datei nicht anzeigen, wenn Sie das Kennwort vergessen haben. Behalten Sie den Überblick, da Sie sonst den Zugriff auf Ihre PDF-Datei verlieren.

Sie müssen das Passwort der PDF-Datei eingeben, wenn Sie sie öffnen. Wenn Sie beispielsweise die PDF-Datei in Microsoft Edge - dem Standard-PDF-Viewer von Windows 10 - öffnen, werden Sie aufgefordert, das Kennwort einzugeben, bevor Sie es anzeigen können. Dies funktioniert auch in anderen PDF-Readern.

Diese Funktion kann zum Schutz besonders sensibler Dokumente beitragen, insbesondere wenn Sie sie auf einem USB-Laufwerk oder in einem Online-Speicherdienst wie Microsoft OneDrive speichern.

Die Festplattenverschlüsselung wie Geräteverschlüsselung und BitLocker auf einem Windows-PC oder FileVault auf einem Mac ist jedoch sicherer und schmerzloser, um alle Dokumente auf Ihrem Computer zu schützen - insbesondere, wenn Ihr Computer gestohlen wird.