So verwenden Sie die Vergleichsfunktion von Microsoft Word

Wenn Sie in einem Team von Mitarbeitern zusammenarbeiten oder einfach mehrere Revisionen Ihrer eigenen Arbeit bearbeiten, ist es wichtig, inkrementelle Änderungen nachverfolgen zu können. In Microsoft Word ist die Möglichkeit, jeden Unterschied in zwei nahezu identischen Dokumenten zu vergleichen, in das Vergleichstool integriert. Hier erfahren Sie, wie Sie es verwenden.

Öffnen Sie zunächst Word und eine beliebige Dokumentdatei. (Dies kann eines der Dokumente sein, die Sie vergleichen, ein anderes Dokument vollständig oder einfach ein leeres Projekt.) Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte „Überprüfen“, um das Menüband zu öffnen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Vergleichen“. Es befindet sich in der Nähe der rechten Seite des Menüs.

Klicken Sie erneut auf "Vergleichen", wenn ein anderes Menü geöffnet wird. Wählen Sie dann im neuen Fenster Ihre beiden Dokumente aus: das Dokument "Original" (oder früher) und das Dokument "Überarbeitet" (oder höher). Wenn Sie beides nicht im Dropdown-Menü sehen, klicken Sie auf das Ordnersymbol rechts, um mit Ihrem Dateibrowser zum Dokument zu navigieren.

Unter „Änderungen der Beschriftung mit“ können Sie eine Notiz festlegen, mit der Sie verfolgen können, welcher Unterschied zu welchem ​​Dokument gehört. Hier werde ich meine "später" kennzeichnen, da es sich um die neueste Überarbeitung des Manuskripts handelt. Sie können dem überarbeiteten Dokument nur ein Tag hinzufügen, aber Sie können mit dem Doppelpfeilsymbol zwischen diesen wechseln.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mehr", um die erweiterte Option anzuzeigen. Die meisten davon sind selbsterklärend und alle Optionen sind standardmäßig aktiviert. Beachten Sie die Option „Änderungen anzeigen um“, mit der einzelne Änderungen entweder zeichenweise (sehr langsam) oder wortweise angezeigt werden.

OK klicken." Word öffnet eine kompliziert aussehende Auswahl von Fenstern in einem einzigen Dokument. Von links nach rechts haben Sie eine detaillierte Liste der Änderungen, eine vollständige Ansicht des überarbeiteten Dokuments mit roten Markierungen am linken Rand, die Änderungen anzeigen, und einen doppelten Bereich, in dem die gestapelten Originaldokumente und überarbeiteten Dokumente angezeigt werden. Wenn Sie mit dem Mausrad scrollen, werden alle drei primären Fenster gleichzeitig gescrollt. Sie können jedoch die Bildlaufleisten rechts neben jedem Fenster verwenden, um die einzelnen Fenster zu jedem Fenster zu scrollen.

Der Revisionsbereich ist hier am nützlichsten. Es zeigt jede Änderung, was entfernt und was hinzugefügt wurde, in der Reihenfolge vom oberen Rand des Dokuments bis zum unteren Rand. Es ist eine fantastische Möglichkeit, die Unterschiede im Text und in der Formatierung auf einen Blick zu erkennen. Durch Klicken auf einen der Einträge im Revisionsbereich werden die anderen Bereiche sofort an die entsprechende Position gescrollt. Ordentlich!

Sobald Sie die Registerkarte Revisionen verwendet haben, um die spezifische Revision zu finden, können Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Text im mittleren Bereich klicken. Klicken Sie auf "Akzeptieren" oder "Ablehnen" (gefolgt von der entsprechenden Aktion), um die Änderung beizubehalten bzw. rückgängig zu machen.

Sie können dieses verglichene Dokument als separate Datei speichern, die sich nicht auf eines der aktuell angezeigten Dokumente auswirkt. Klicken Sie einfach auf Datei> Speichern unter und speichern Sie es wie jedes andere Word-Dokument.

Beachten Sie, dass die Vergleichsfunktion nicht verfügbar ist, wenn ein Dokument über einen Kennwortschutz verfügt oder seine Änderungen in Word geschützt sind. Sie können diese Einstellung in den einzelnen Dokumenten ändern, indem Sie auf Überprüfen> Änderungen verfolgen klicken.