So signieren Sie PDF-Dokumente elektronisch, ohne sie zu drucken und zu scannen

Sie haben ein Dokument per E-Mail erhalten und müssen es unterschreiben und zurücksenden. Sie können das Dokument ausdrucken, signieren und dann wieder einscannen und per E-Mail versenden. Aber es gibt einen besseren und schnelleren Weg.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Signatur schnell zu jedem PDF-Dokument hinzufügen und als Standard-PDF-Datei speichern können, die überall gelesen werden kann. Sie können dies unter Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS und Linux tun - auf jeder Plattform, die Sie bevorzugen.

Elektronische Signaturen, keine digitalen Signaturen

  1. Windows : Öffnen Sie die PDF-Datei in Adobe Reader und klicken Sie im rechten Bereich auf die Schaltfläche „Füllen und Signieren“.
  2. Mac : Öffnen Sie die PDF-Datei in der Vorschau, klicken Sie auf die Schaltfläche Toolbox und dann auf Signieren
  3. iPhone und iPad : Öffnen Sie den PDF-Anhang in Mail und klicken Sie zum Signieren auf „Markup and Reply“.
  4. iPhone und Android : Laden Sie Adobe Fill & Sign herunter, öffnen Sie das PDF und tippen Sie auf die Schaltfläche Signatur.
  5. Chrome : Installieren Sie die HelloSign-Erweiterung, laden Sie Ihre PDF-Datei hoch und klicken Sie auf die Schaltfläche Signatur.

Lassen Sie uns zunächst einige Begriffe klarstellen. Dieser Artikel befasst sich mit elektronischen Signaturen, nicht mit digitalen Signaturen, die etwas ganz anderes sind. Eine digitale Signatur ist kryptografisch sicher und überprüft, ob jemand mit Ihrem privaten Signaturschlüssel (mit anderen Worten, Sie) das Dokument gesehen und autorisiert hat. Es ist sehr sicher, aber auch kompliziert.

Eine elektronische Signatur hingegen ist lediglich ein Bild Ihrer Signatur, das über einem PDF-Dokument liegt. Sie können dies mit allen Arten von Apps tun, und die meisten Benutzer benötigen dies, wenn sie Ihnen ein Dokument zum Signieren senden. Senden Sie ihnen eine PDF-Datei mit einer digitalen Signatur, und sie wissen nicht, was sie damit anfangen sollen. Für viele Unternehmen ist es ein großer Technologiesprung, signierte Dokumente einfach per E-Mail zu akzeptieren, anstatt Sie zum Faxen zu zwingen.

Die folgenden Methoden sind also nicht absolut sicher - aber sie drucken auch nichts, kritzeln mit einem Stift darüber und scannen es dann erneut. Zumindest ist das schneller!

Windows: Verwenden Sie Adobe Reader

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Adobe Reader ist zwar nicht der leichteste PDF-Viewer, aber einer der funktionsreichsten und bietet eine hervorragende Unterstützung für das Signieren von PDF-Dokumenten. Andere PDF-Reader von Drittanbietern bieten diese Funktion möglicherweise an. Im Allgemeinen müssen Sie jedoch eine kostenpflichtige Version erwerben, bevor Sie ihre Signaturfunktionen verwenden können.

Um ein Dokument mit Adobe Reader zu signieren, öffnen Sie zuerst das PDF-Dokument in der Anwendung Adobe Acrobat Reader DC. Klicken Sie im rechten Bereich auf die Schaltfläche „Füllen & Signieren“.

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Signieren" und wählen Sie "Signatur hinzufügen", um Ihre Signatur zu Adobe Acrobat Reader DC hinzuzufügen.

Wenn Sie dem Dokument weitere Informationen hinzufügen müssen, können Sie dazu die anderen Schaltflächen in der Symbolleiste verwenden. Sie können beispielsweise Text eingeben oder Häkchen hinzufügen, um Formulare mithilfe von Schaltflächen in der Symbolleiste Ausfüllen und Signieren auszufüllen.

Sie können eine Signatur auf drei Arten erstellen. Standardmäßig wählt Adobe Reader "Typ" aus, damit Sie Ihren Namen eingeben und in eine Signatur konvertieren können. Dies wird nicht wie Ihre echte Unterschrift aussehen, daher ist es wahrscheinlich nicht ideal.

Stattdessen möchten Sie wahrscheinlich "Zeichnen" auswählen und dann Ihre Signatur mit der Maus oder einem Touchscreen zeichnen. Sie können auch "Bild" auswählen, wenn Sie ein Blatt Papier signieren, es mit einem Scanner scannen und dann Ihre schriftliche Signatur zu Adobe Reader hinzufügen möchten. (Ja, dies erfordert ein Scannen, aber Sie müssen dies nur einmal tun. Danach können Sie diese Signatur für alle Dokumente verwenden, die Sie in Zukunft elektronisch signieren.)

Klicken Sie nach dem Erstellen einer Signatur auf "Übernehmen", um sie auf das Dokument anzuwenden. Lassen Sie "Signatur speichern" aktiviert und Sie können diese Signatur in Zukunft schnell hinzufügen.

Positionieren Sie Ihre Signatur mit der Maus an der gewünschten Stelle und klicken Sie, um sie anzuwenden. Wenn Sie Ihre Signatur speichern möchten, finden Sie sie in Zukunft im Menü „Signieren“ leicht zugänglich.

Um Ihr signiertes PDF-Dokument zu speichern, klicken Sie auf Datei> Speichern und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus.

Mac: Verwenden Sie die Vorschau

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Mac-Benutzer haben mehr Glück als Windows-Benutzer. Die in macOS enthaltene Vorschau-Anwendung verfügt über integrierte Funktionen zum Signieren von Dokumenten. Dank der hervorragenden Trackpads, die in MacBooks integriert sind, können Sie Ihre Signatur mit einem Finger auf das Trackpad zeichnen, um sie in die Vorschau einzugeben. Bei einem neuen MacBook mit einem Force Touch-Trackpad ist dies sogar druckempfindlich, was noch genauere Signaturen ermöglicht.

Sie können auch einfach ein Stück Papier signieren und mit Ihrer Webcam „scannen“, wenn Sie Ihre Signatur lieber auf altmodische Weise erstellen möchten (oder wenn Sie einen iMac ohne Trackpad haben).

Um ein Dokument zu signieren, öffnen Sie ein PDF-Dokument in der Vorschau (dies sollte die Standard-App sein, die geöffnet wird, wenn Sie auf eine PDF-Datei doppelklicken, sofern Sie sie nicht geändert haben). Klicken Sie auf die werkzeugkastenförmige Schaltfläche "Markup-Symbolleiste anzeigen" und dann auf die Schaltfläche "Signieren" in der angezeigten Symbolleiste.

Sie werden aufgefordert, entweder eine Signatur zu erstellen, indem Sie Ihren Finger über das Trackpad ziehen oder ein Stück Papier signieren und mit Ihrer Webcam scannen. Erfassen Sie Ihre Unterschrift einmal und die Vorschau wird sie für die Zukunft speichern.

Sobald Sie eine Signatur erfasst haben, können Sie sie im Menü auswählen, das angezeigt wird, nachdem Sie auf die Schaltfläche „Signieren“ geklickt haben. Ihre Signatur wird als Bild angewendet, das gezogen und an das Dokument angepasst werden kann.

Mit den anderen Optionen in der Symbolleiste können Sie Text eingeben und Formen in das Dokument zeichnen. Bei Bedarf können Sie Formulare ausfüllen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Datei> Speichern, um die PDF-Datei zu speichern und Ihre Signatur auf die Datei anzuwenden. Sie können stattdessen auch auf Datei> Duplizieren klicken, um eine Kopie der PDF-Datei zu erstellen und Ihre Änderungen in einer neuen Kopie der Datei zu speichern, ohne das Original zu ändern.

Wenn Ihnen die Vorschau aus irgendeinem Grund nicht gefällt, können Sie Adobe Reader DC auch auf einem Mac verwenden. Dies funktioniert genauso wie das Signieren eines Dokuments unter Windows. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Anweisungen im Abschnitt Windows.

iPhone und iPad: Verwenden Sie Mail oder Adobe Fill & Sign

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Auf einem iPhone oder iPad können Sie Dokumente mithilfe der Markup-Funktion in der iOS Mail-App signieren. Wenn Sie einen Mac haben und die Vorschau zum Signieren von Dokumenten verwenden, wird Ihre Signatur tatsächlich von Ihrem Mac mit Ihrem iPhone oder iPad synchronisiert, sodass Sie sie nicht ein zweites Mal erstellen müssen.

Diese Funktion ist praktisch, funktioniert jedoch nur, wenn Sie Dokumente in der Mail-App signieren möchten. Beispielsweise wird Ihnen möglicherweise ein PDF-Dokument per E-Mail gesendet, und Sie müssen es möglicherweise unterschreiben und sofort zurückschicken.

Dazu müssen Sie eine E-Mail mit einer angehängten PDF-Datei erhalten, auf den PDF-Anhang tippen und auf das Toolbox-förmige Symbol „Markup and Reply“ in der unteren rechten Ecke des Bildschirms klicken, während Sie die PDF-Datei anzeigen.

Sie können dann eine Signatur hinzufügen, indem Sie auf die Signaturschaltfläche in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms tippen. Sie können auch Text eingeben und auf das Dokument zeichnen, wenn Sie möchten.

Wenn Sie auf "Fertig" tippen, erstellt die Mail-App automatisch eine Antwort auf die E-Mail mit Ihrem signierten Dokument im Anhang. Sie können eine E-Mail-Nachricht eingeben und dann das signierte Dokument senden.

 

Dies ist zwar praktisch, funktioniert jedoch nur in der Mail-App und ist daher sehr begrenzt. Wenn Sie dies von einer anderen App aus tun möchten, benötigen Sie eine Signatur-App eines Drittanbieters.

Hier gibt es einige Optionen, aber wir mögen die Adobe Fill & Sign-App von Adobe, mit der Sie eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten kostenlos signieren können. Es kann sogar Bilder von Papierdokumenten mit Ihrer Kamera aufnehmen, sodass Sie digitale Kopien von Papierformularen erstellen können. Sie können ein Dokument signieren, indem Sie mit einem Finger oder Stift auf Ihren Touchscreen schreiben. Außerdem können Sie Text in PDF-Dokumente eingeben, um sie auszufüllen.

Um ein PDF-Dokument von einer anderen App in Adobe Fill & Sign zu übertragen, suchen Sie die PDF-Datei in einer anderen App, tippen Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ und wählen Sie die Adobe Fill & Sign-App. Sie können dann auf die Signaturschaltfläche tippen, um das Dokument einfach zu signieren. Wenn Sie fertig sind, tippen Sie in Adobe Fill & Sign auf die Schaltfläche „Teilen“, um das signierte Dokument an eine andere App zu senden.

 

Wenn Sie ein Unternehmen sind, das nach einem umfassenderen Tool sucht, oder wenn Sie Adobe Sign & Fill einfach nicht mögen, mögen wir auch SignNow besonders. Es funktioniert sehr gut und ermöglicht es Ihnen, Dokumente mit Ihrem Finger zu signieren. Sie können bis zu fünf Dokumente pro Monat kostenlos unterschreiben, danach ist jedoch eine monatliche Abonnementgebühr erforderlich. Es ist jedoch eine gute Alternative.

Android: Verwenden Sie Adobe Fill & Sign

Android verfügt nicht über eine integrierte App, die dies ermöglicht. Stattdessen müssen Sie eine Drittanbieter-App verwenden. Genau wie auf dem iPhone und iPad gefällt uns Adobe Fill & Sign, mit dem Sie eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten pro Monat kostenlos signieren können. Es kann auch Bilder von Papierdokumenten mit Ihrer Kamera aufnehmen, sodass Sie sie elektronisch signieren können.

Nach der Installation der App können Sie PDF-Dokumente in der App öffnen und auf die Signaturschaltfläche tippen, um sie zu signieren. Sie können das signierte Dokument dann für eine andere App freigeben, indem Sie auf die Schaltfläche „Freigeben“ tippen.

 

Genau wie unter iOS empfehlen wir SignNow auch, wenn Sie etwas mehr Funktionen wünschen und bereit sind zu zahlen (da nur bis zu fünf Signaturen pro Monat kostenlos angeboten werden).

Chromebook: Verwenden Sie HelloSign

Auf einem Chromebook finden Sie eine Vielzahl von Web-Signaturdiensten, die für Sie funktionieren. Wir mögen HelloSign, das eine gute Weboberfläche sowie eine Chrome-App bietet, die in Google Drive integriert ist. Sie können bis zu drei Dokumente pro Monat kostenlos signieren.

Mit der grundlegenden Weboberfläche von HelloSign können Sie problemlos PDF-Dokumente hochladen und signieren, indem Sie Ihre Unterschrift zeichnen oder ein Bild hochladen. Sie können das signierte Dokument dann direkt per E-Mail an eine andere Person senden oder das Dokument herunterladen und damit tun, was Sie möchten.

Wenn Sie HelloSign nicht mögen, funktioniert DocuSign auch auf einem Chromebook. Es bietet eine App, die zum Signieren in Google Drive integriert ist, und eine Browser-Erweiterung, mit der Sie Dokumente aus Google Mail signieren können. DocuSign bietet jedoch keine kostenlosen Signaturen an. SignNow bietet auch eine Chrome-App für Google Drive und eine Erweiterung für Google Mail an, aber die App und die Erweiterung sind nicht so gut bewertet.

Linux: Es ist kompliziert

Dies ist unter Linux etwas schwieriger, da die offizielle Version von Adobe Reader für Linux eingestellt wurde. Selbst die alten, veralteten Versionen, die für Linux verfügbar sind, verfügen weder über diese Funktionalität noch über beliebte integrierte PDF-Viewer wie Evince und Okular.

Möglicherweise möchten Sie ein webbasiertes Tool wie HelloSign ausprobieren, das im obigen Chromebook-Abschnitt beschrieben wird, um die einfachste Erfahrung zu erzielen.

Wenn Sie eine Desktop-App verwenden möchten, ist Xournal wahrscheinlich das bequemste Tool zum Signieren von PDFs unter Linux. Es kann PDFs mit Anmerkungen versehen und Bilder hinzufügen. Zunächst müssen Sie ein Image Ihrer Signatur erstellen: Signieren Sie ein Blatt Papier, scannen Sie es in Ihr Linux-System und bereinigen Sie es. Sie können möglicherweise auch einfach ein Foto davon mit Ihrer Webcam oder der Kamera Ihres Smartphones aufnehmen. Sie können es in GIMP optimieren, damit es einen transparenten Hintergrund hat, oder einfach sicherstellen, dass Sie ein weißes Stück Papier signieren und der Hintergrund vollständig weiß ist.

Installieren Sie Xournal über das Softwareinstallationstool Ihrer Linux-Distribution, öffnen Sie die PDF-Datei und klicken Sie auf die Menüoption Extras> Image. Auf diese Weise können Sie das Bild Ihrer Signatur einfügen und es nach Bedarf neu positionieren und in der Größe ändern, damit es in das Signaturfeld passt.

Das eigentliche Scannen und Erstellen einer Bilddatei ist etwas ärgerlich, aber Sie können diese Methode verwenden, um Dokumente in Zukunft schnell zu signieren, nachdem Sie ein gutes Bild Ihrer Signatur erhalten haben.

Bildnachweis: Tim Pierce auf Flickr